Excel 2007 – Sortir Data pada Lembar Kerja yang Terproteksi

Sortir data Beri centang pada baris “Short” sehingga pengguna lain dapat menyortir data pada worksheet yang terkunci

Lembar kerja yang terproteksi memang tidak bisa diubah. Namun, bisakah Anda melakukan proses lainnya, seperti menyor tir data?

Tips Ketika sebuah dokumen Microsoft Excel diproteksi, hal tersebut bertujuan untuk mencegah orang-orang yang tidak berkepentingan mengakses lalu mengubah sejumlah data penting yang ada di dalamnya, tidak terkecuali melakukan proses sortir data. Jika terjadi situasi darurat dan memaksa orang lain harus menyortir sejumlah data yang terdapat di dalam dokumen Microsoft Excel yang terproteksi, hal tersebut ternyata masih dapat dilakukan. Caranya pun semakin mudah jika Anda menggunakan Microsoft Excel versi terbaru.

Microsoft Excel dapat dikonfigurasi untuk menentukan fungsi-fungsi apa saja yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh orang lain pada worksheet atau lembar kerja yang diproteksi. Caranya, bukalah tab “Review” pada menu utama Microsoft Excel. Kemudian, klik tombol “Protect Sheet”. Setelah window pengaturannya muncul, Anda bisa mencari baris “Sort” dari menu pilihannya.

Jika Anda menandai baris pilihan tersebut, berarti pengguna lain masih dapat melakukan penyortiran data jika worksheet tersebut diberi proteksi. Untuk mengaktifkan proteksi standar, Anda dapat meng-klik tombol “OK”. Untuk proteksi yang lebih kuat, masukkan password pada baris “Password to unprotect sheet”.

Excel 2007 – Tentukan Sendiri Lokasi Penyimpanan dari Fungsi AutoRecover

Alokasi penyimpanan Tentukan lokasi atau direktori penyimpanan secara otomatis pada pilihan “AutoRecover file location”.

Microsoft Excel mampu menyelamatkan file-file dalam keadaan darurat. Namun, lokasi penyimpanannya tidak diketahui.

Tips AutoRecover merupakan feature penyelamat yang jelas sangat berharga dalam semua aplikasi Microsoft Office, tidak terkecuali Microsoft Excel 2007. Jika komputer yang Anda gunakan secara mendadak mengalami gangguan (crash) dan dokumen belum sempat disimpan, feature inilah yang secara periodik membuat backup dokumen ke dalam sistem. Feature ini akan menyimpan dokumen yang Anda buat di lokasi yang bisa Anda tentukan sendiri.

Cara menentukan lokasi penyimpanan feature AutoRecover sangat mudah. Pertama-tama, Anda dapat meng-klik “Office Orb” yang letaknya di pojok kiri atas aplikasi Microsoft Excel. Kemudian, klik menu “Excel Options” untuk membuka window pe nga turan Microsoft Excel.

Melalui panel sebelah kiri di window tersebut, klik baris “Save”. Pada panel sebelah kanan, lihatlah baris “AutoRecover file location”. Di sinilah, Anda dapat menentukan lokasi pilihan (direktori) dengan mengetik alamat atau path lengkap menuju folder yang diinginkan. Setelah yakin dengan penulisannya, klik tombol “OK” untuk kembali ke tampilan dokumen. Folder ini bisa Anda akses seperti biasa melalui Windows Explorer untuk melihat file-file yang sudah diselamatkan.

Excel 2007 – Jadikan Snapshot Lalu Tampilkan pada Dokumen Lain

Snapshot Seleksi data di Microsoft Excel yang akan dijadikan snapshot. Selanjutnya, copy sebagai gambar.

Hanya sebagian kecil dari tabel yang hendak ditampilkan pada dokumen lain, tetapi akan merepotkan jika harus menyalin seluruh file.

Tips Kini, pada Microsoft Excel 2007 untuk menampilkan seluruh data tabel worksheet yang berbeda tidak harus rumit. Untuk menyisipkan tabel pada aplikasi lain pun tidak harus berupa lampiran dokumen Microsoft Excel seutuhnya. Anda bisa me­ngam­bil gambaran atau snapshot pada data-data tertentu kemudian menyalinnya di tempat lain. Tidak hanya data pada tabel saja yang dapat ditampilkan, Anda pun bisa mengambil snapshot dari chart atau grafik yang sudah jadi.

Anda bisa mencoba membuat snapshot dari tabel dengan cara berikut ini. Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah menyeleksi sebagian data dalam tabel yang hendak diambil sebagai snapshot. Langkah berikutnya, bukalah tab “Home” yang terdapat di bawah menu utama Microsoft Excel. Pada bagian “Clipboard”, klik tanda panah kecil di bawah menu “Paste”. Setelah menu dropdown-nya muncul, pilih “As Picture” lalu “Copy As Picture”.

Nantinya, ada tampilan pilihan dan jenis snapshot yang akan diambil. Setelah snapshot diambil, kini bagian dari tabel yang telah Anda seleksi telah menjadi gambar yang bisa Anda “pas­te” di bagian mana pun di worksheet ataupun di aplikasi lain, misalnya Microsoft Word atau e-mail client.

EXCEL 2007 – Menempatkan Data Worksheet di Tengah Halaman Cetak

Tepat di tengah Hasil cetak worksheet akan lebih sempurna jika posisinya diatur di tengah.

Saat dicetak, tampilan tabel tidak terlihat sesuai dengan yang dikerjakan. Me­ngapa sering terjadi demikian?

Tips Jika Anda bekerja dengan worksheet yang tampilan informasinya relatif kecil, posisi tampilan data pada halaman yang tercetak sering berubah dari posisi yang semestinya. Hal ini disebabkan, aplikasi Excel secara defa­ult akan mencetak data di pojok kiri atas dari lembar kerja yang digunakan.

Untuk mengatasi masalah ini, aplikasi Excel dapat membantu Anda untuk me­nga­rahkan posisi data yang akan dicetak tepat di tengah lembar kerja, baik secara vertikal, horizontal, maupun kedua-duanya. Bagaimana cara mengaturnya? Pertama-tama, tampilkan tab “Page Layout” pada menu pita Excel.

Untuk menampilkan dialog box berikutnya, klik icon panah kecil yang berada di bagian kanan bawah group “Page Setup”. Setelah itu, Anda perlu memastikan tab “Margins” sudah terpilih. Di bagian “Center on page”, beri tanda cetang pada boks “Horizontally” jika Anda ingin datanya berada di te­ngah­ halaman secara horizontal. Beri tanda centang pada boks “Vertically” jika Anda ingin data berada di tengah­ halaman secara vertikal. Jika perlu, tandai kedua pilihan tersebut. Setelah selesai, klik tombol “OK”.

Excel 2007 – Membuat Angka Acak dalam Tabel

Antara 0 dan 1 Fungsi random number generator dalam Excel akan menghasilkan angka pecahan.

Ada saatnya Anda memerlukan angka acak dalam perhitungan. Namun, tentunya Anda tidak mau repot membuatnya.

TipS: Dalam Excel, hal tersebut tentu bisa dibuat dengan mudah. Salah satu fungsi mudah untuk menghasilkan angka acak (random) dalam Excel adalah dengan menggunakan fungsi “RAND”. Fungsi ini akan menghasilkan angka acak antara 0 dan 1. Format penulisan fungsi RAND adalah “=RAND()”. Fungsi ini tidak memerlukan tambahan nilai atau perubahan lain.

Sekarang, kita coba membuat sebuah contoh penggunaan fungsi ini. Klik sel A1 sebagai sel yang akan kita gunakan untuk memunculkan hasil. Setelah itu, klik kolom Formula yang ada di toolbar bagian atas. Pilih “Math & Trig” dari menu pita untuk memunculkan menu drop down, kemudian pilih “RAND”. Setelah itu, klik tombol “OK”. Saat Anda lihat sel A1, sel tersebut akan langsung berisi nilai yang acak. Untuk me­ng­acak kembali nilainya, tekanlah tombol [F9].

Excel 2007 – Menghitung Data Tertentu dalam Tabel

Hitung yang sama Untuk mendata beberapa sel dengan value yang sama, Anda tidak perlu melakukannya secara manual.

Anda diharuskan menghitung beberapa entri yang sama dalam sebuah tabel. Daripada menghitung satu-persatu, guna­kan formula yang tepat.

TipS: Untuk menyelesaikan permasalahan di atas, Anda bisa menggunakan fungsi COUNTIF. Dengan penggunaan yang tepat, fungsi ini dapat menghitung jumlah sel yang berisi data yang sesuai dengan kriteria pencarian. Format penulis­an fungsi COUNTIF adalah “=COUNTIF( Range, Criteria)”. Parameter “Range” menentukan kelompok sel yang akan diikutsertakan dalam pencarian, sedangkan parameter “Criteria” menentukan data yang digunakan sebagai kriteria pencarian.

Sekarang, kita coba menggunakannya dalam contoh berikut. Misalnya, kita isi barisan sel A1 hingga A6 dengan nilai 24, 55, 76, 55, 34, dan 57. Pada sel A7, kita akan gunakan sebagai tempat memunculkan hasil perhitungan. Setelah memilih sel ini, klik tab “Formulas”. Pilih menu “More Functions” lalu “Statistical” pada menu pita untuk memunculkan menu drop down. Di sini, klik COUNTIF untuk memunculkan kotak dialognya. Klik kolom “Range line” kemudian sorot sel A1 hingga A6. Klik tombol di ujung kolom tersebut untuk kembali ke kotak dialog. Selanjutnya, klik kolom “Critera line” kemudian ketik nilai “55”, lalu klik tombol “OK”. Hasilnya, pada sel A7 akan menampilkan nilai “2”. Hasil ini didapat setelah menghitung berapa banyak sel dalam tabel pilihan yang berisi nilai “55”.

Excel 2007 – Menghitung Sel Kosong dalam Tabel

Kosong atau tidak Memang bukan hal wajar untuk mengetahui sel tertentu kosong atau tidak, tetapi hal itu bisa dilakukan.

Tidak semua sel harus berisi nilai. ­Namun, terkadang Anda pun diharuskan menghitung jumlah sel yang kosong.

TipS: Permasalahan tersebut dapat diselesaikan dengan mudah. Di sini, kita bisa menggunakan fungsi ISBLANK. ISBLANK adalah salah satu fungsi yang memberikan informasi tentang suatu sel, worksheet, atau workbook. Dalam hal ini, fungsi ISBLANK adalah memeriksa apakah sel tertentu kosong atau tidak. Jika sel tersebut kosong, fungsi ini akan memberikan nilai TRUE. Jika suatu saat sel tersebut diisikan data, fungsinya akan memberikan nilai FALSE. Format penulisan ISBLANK adalah “= ISBLANK ( Value )”. Parameter “Value” menentukan alamat sel yang akan diperiksa.

Mari kita coba membuat contohnya. Pada sel A1, kita beri sembarang nilai atau teks, misalnya “chip”. Kemudian, pilih sel B1 sebagai tempat menampilkan data. Klik tab “Formula”, pilih “More Functions”, lalu pilih “Information” untuk menampilkan menu drop down. Klik “ISBLANK” pada menu pilihan. Pada kolom isian penunjuk sel, masukkan nilai “A1”. Klik tombol “OK” untuk menyudahi. Pada sel B1 akan muncul nilai “FALSE” sebab sel A1 tidak kosong. Jika Anda mencoba untuk menghapus A1, sel B1 akan menampilkan nilai “TRUE”.

Excel 2007- Membuat Chart dengan Satu Tombol

Presentasi darurat Hanya dengan meng­klik satu tombol, sebuah diagram seder­hana akan segera tercipta.

Membuat sebuah diagram dalam Microsoft Excel sering kali menjadi pekerjaan yang sulit bagi sebagian penggunanya. Bahkan, pekerjaan ini bisa membosankan bagi pengguna Microsoft Excel yang sudah mahir. Apakah tidak ada cara atau solusi yang lebih singkat untuk membuat satu diagram di Microsoft Excel?

TipS Jika Anda terburu-buru karena ada presentasi yang mendesak dan harus membuat diagram dari rekaman data yang Anda miliki, Anda bisa melakukannya dengan satu tombol. Luar biasa, bukan? Cara ini akan menjadi penyelamat Anda dalam saat darurat presentasi.

Jika Anda sudah memiliki sejumlah data, tentunya hal ini semakin memudahkan Anda membangun sebuah diagram. Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah memblok tabel data dalam worksheet yang ingin Anda visualisasikan ke dalam diagram. Kemudian, tekan tombol [F11]. Sebuah diagram baru akan dibuatkan secara otomatis oleh Microsoft Excel. Tentunya, dia­gram yang dibangun akan terlihat sangat sederhana karena terkait dengan konfigurasi standar (default setting) yang digunakan. Jika Anda tidak mengubah konfigurasinya dari awal, Anda akan mendapatkan sebuah diagram dalam model column cluster. Jika ini bukan model diagram yang Anda inginkan ketika membuatnya dengan tombol [F11], mau tidak mau Anda harus mengubah pengaturan dia­gram tersebut ke model lain terlebih dahulu sebagai default.

Excel 2007 – Memilih Semua Sel Data dalam Sebuah Tabel

Shorcut berbeda Jumlah shortcut yang ditekan akan menghasilkan lingkup pe­nyorotan sel yang berbeda.

Memilih data tabel dalam sebuah worksheet biasa dilakukan dengan mem­bloknya dengan klik mouse. Namun, semestinya ada kombinasi shortcut yang bisa digunakan untuk memper­mudah pekerjaan ini.

TipS Memang benar, sebagian pengguna PC akan menggunakan cara klik mouse untuk memilih sebagian atau seluruh data dalam tabel. Untuk memilih sel-sel data dalam tabel, tentu saja ada shortcut yang lebih mudah. Hal ini tentunya akan mempermudah pekerjaan lebih lanjut, misalnya mengubah formatting, mengatur besar kolom, dan sebagainya.

Untuk memilih data dalam tabel, Anda bisa mencoba beberapa trik berikut ini. Pertama, bukalah sebuah worksheet yang sudah memiliki tabel berisi data. ­Jika Anda belum memilikinya, Anda bisa membuatnya terlebih dahulu dengan sembarang data contoh agar dapat mencoba trik ini. Setelah tabelnya ­siap, klik salah satu sel data yang ada di dalam tabel tersebut. Setelah itu, tekan dan tahan tombol [CTRL] dan tekan sekali tombol [A]. Hasilnya, seluruh data yang terdapat dalam tabel tersebut akan diblok. Coba tekan tombol [A] sekali lagi dan kini kolom be­serta heading data pada sel tersebut akan diblok. Jika Anda menekan tombol [A] sekali lagi untuk yang ketiga kalinya, kali ini seluruh sel dalam worksheet tersebut akan diblok dan siap untuk diatur secara masal.